事例

・どんな情報（例：人材情報、団体・グループ情報）を提供するために情報ファイルの必要性を感じているのかを尋ねる
・すでに作成している情報ファイルがあるのかどうか、ある場合、その使い勝手における現在の問題点などをヒアリングする

・大阪府立女性総合センター情報ライブラリー編『女性情報とライブラリー活動(Dawn Hand Book ; 2)』大阪府男女協働社会づくり財団、1999
・兵庫県立女性センター編『男女共同参画社会をめざす情報活動ハンドブック：改訂版(イーブンハンドブック ; vol.18)』兵庫県立女性センター、2000

<自館作成ツールの種類>
・人材フォルダー（新聞記事、講座・講演会などのチラシ、雑誌記事コピー、著書の奥付コピー、雑誌や広報誌などに掲載された講演記録の要約、論文の抜刷、写真、印字した自館構築人材データベースの詳細情報、関連ホームページのアドレスなど）
・グループフォルダー（新聞記事、講座・講演会などのチラシ、雑誌記事コピー、住所変更通知のはがき、活動が掲載された雑誌や広報誌、印字した自館構築グループデータベース、ホームページアドレスなど）
・関連施設フォルダー（施設案内リーフレット、施設の機能別リーフレット、チラシ、ホームページアドレスなど）
・自治体ファイル（主催講座・イベントのチラシ、新聞記事、自治体広報の掲載記事など）
・分野別チラシファイル（チラシ）
・個別テーマフォルダー（雑誌や広報誌などに掲載された関連記事、雑誌コンテンツ、関連記事が掲載された行政発行の広報誌、チラシ、制度等を紹介するリーフレット、関連図書の奥付コピー、関連ホームページのアドレスなど）

<作成のポイント>
・身近な情報源を活用する
・情報の流れ、仕事の流れをマニュアル化し、スタッフで共有する
・上記、それぞれの部分の担当者を決める
・随時、こまめな情報の追加、削除を心がける
・中身としての情報のみではなく、ツール自体の追加や削除も必要に応じて行う
・ツールによって、文房具の種類や色を統一する

<参考図書>
（例）
藤田節子『情報整理・検索に活かすインデックスのテクニック』共立出版、2001
城下直之『ファイリングマネジメント : これからの文書管理』日刊工業新聞社、2000

・自館作成ツールは、データベース構築と同様に、定期的な情報更新（メンテナンス）が不可欠。当初から業務に携わるスタッフ体制も含めて検討する必要がある。
・ひとつの館で独自に作成するにはいろんな面で限界がある。インターネット上の情報も含め、他所が構築したものの有効活用をも視野に入れる。